Hiện nay, phần mềm quản lý giao nhận hàng hóa là sản phẩm được nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng không chỉ mang lại nhiều lợi ích trong quản lý, theo dõi đơn hàng và tiện lợi trong việc điều phối hàng hóa, xe chở hàng tại các địa điểm giao nhận nhanh nhất.
Để tìm hiểu kỹ hơn về phần mềm quản lý giao nhận hàng hóa thì đừng bỏ lỡ bài viết dưới đây của chúng tôi nhé!
Phần mềm quản lý giao nhận hàng hóa là gì?
Phần mềm quản lý giao nhận hàng hóa chính là phần mềm giúp bạn trong theo dõi toàn bộ quá trình vận chuyển hàng hóa, quản lý và kiểm soát mọi hoạt động và đồng thời cập nhật thông tin đơn hàng chính xác và nhanh nhất.
Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ trong việc thanh toán nhanh, xử lý đơn hàng nhanh nhằm hạn chế các vấn đề sai sót hay nhầm lẫn thông tin.
Lý do bạn nên chọn phần mềm quản lý giao nhận hàng hóa
Có rất nhiều lý do khiến cho bạn nên sử dụng phần mềm quản lý giao nhận hàng hóa trong thời buổi hiện nay, nhằm dần dần thay thế cho các phương pháp quản lý truyền thống, hạn chế được các phát sinh không đáng có trong quá trình vận chuyển và giao nhận hàng hóa.
Việc sử dụng phần mềm quản lý giao nhận hàng hóa giúp cho bạn dễ dàng trong kiểm soát kho, check thông tin hàng hóa nhanh chóng tránh trường hợp bị thất lạc hay bị mất cắp để dễ dàng đưa hàng hóa về một địa điểm để xử lý. Qua đó bạn có thể điều phối, có khả năng kiểm soát tất cả các hoạt động chỉ với một vài thao tác trên phần mềm.
Lợi ích mà phần mềm quản lý giao nhận hàng hóa mang lại
- Giảm thiểu chi phí và thời gian cho doanh nghiệp
- Hạn chế sai sót trong quá trình giao nhận hàng
- Mang lại hiệu quả cao, dễ dàng kiểm soát quá trình vận chuyển
- Tránh mất mát, sai sót không đáng có
- Nhận được lòng tin đối với khách hàng
Các tính năng cần có trong phần mềm quản lý giao nhận hàng hóa
Quản lý hệ thống và người dùng
- Quản lý và phân quyền/ theo dõi người dùng trong hệ thống
- Quản lý nhóm/ bộ phận và phân quyền chức năng theo từng nhóm/ bộ phận/ nhân viên
- Lịch sử thao tác: Cho phép theo dõi quá trình truy xuất vào hệ thống nhân viên trong công ty, đồng thời ngăn chặn những truy xuất bất hợp pháp.
- Hỗ trợ sao lưu và phục hồi dữ liệu, bảo mật dữ liệu
Quản lý khách hàng
Với những khách hàng có nhu cầu vận chuyển hàng hóa hay muốn tự đặt hàng thì bạn có thể đặt hàng qua website hoặc qua app.
Phần mềm quản lý giao nhận có thể tra cứu nhanh trên màn hình bằng cách nhập thông tin kiện hàng, nơi nhận, nơi giao và phương thức thanh toán, người nhận,… là sẽ hiện ra chi tiết giá cước và các khoản phí phát sinh đi kèm nếu có. Nếu bạn đồng ý vận chuyển thì bấm TẠO VẬN ĐƠN.
Đối với những khách hàng chưa đăng ký tài khoản thì chương trình sẽ tự động sao lưu vận đơn và yêu cầu vận đơn lên trên hệ thống còn trường hợp bạn vẫn chưa đăng ký tài khoản thì bạn hãy tiến hành đăng ký nhé.
Ngoài ra bạn có thể tham khảo thêm một số thông báo về điều khoản vận chuyển, cách tính chi phí, phương thức thanh toán,….thông qua tin nhắn, email hay tài khoản đăng ký.
Quản lý vận đơn trong
Tại đây phần mềm sẽ quản lý mọi vận đơn do nhân viên tạo hay do khách hàng có nhu cầu vận chuyển đã đăng ký tại website hoặc app tùy vào vùng, tuyến hay là nơi nhận, nơi giao và trạng thái từng vận đơn,… từ đó bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc quản lý và sắp xếp.
Quản lý khu vực trong
Phần mềm sẽ có các danh mục cho bạn điền thông tin gồm xã/ phường, quận/huyện, tỉnh/thành phố hay khai báo địa danh.
Ngoài ra, tại đây bạn sẽ khai báo mức cước phí, phụ thu theo từng khu vực để cho khách hàng hoặc cho nhân viên tạo vận đơn, khi đó hệ thống sẽ tự động đưa ra mức phí. Ngoài ra, vấn đề khai báo nhân viên giao/ nhận hay địa điểm thu gom thì đại lý sẽ phụ trách.
Quản lý điểm thu gom, giao hàng trong
Trong phần mềm tính năng này đem đến cho người dùng 2 tính năng quản lý riêng biệt, đó là:
Gom hàng tận nơi
Khách hàng đem hàng tới điểm gom hàng
Với 2 hình thức này thì việc giao và trả hàng sẽ theo trình tự lần lượt như sau:
Việc quản lý điểm thu gom/ giao hàng do đơn vị vận chuyển tự mở địa điểm, chi nhánh và có nhân viên làm việc hoặc thông qua việc hợp tới với một đơn vị thứ 3 để trực tiếp đứng ra gom hàng và giao nhận đơn hàng cần sự vận chuyển trực tiếp từ khách hàng.
Còn khi gom hàng theo địa điểm thì chương trình sẽ có hình thức đăng ký, quản lý gom/ giao hàng theo chức năng trên màn hình nhập vận đơn riêng cho những khách hàng mang đến gửi, dán nhãn, in bill thanh toán và quản lý thông tin vận đơn cho những khách tự đăng ký online.
Ngoài ra, tính năng quản lý công nợ, tính cước phí vận chuyển, hoa hồng được nhận và điểm tích lũy được nhận đối với mỗi điểm gom và điểm giao hàng.
Quản lý cước vận chuyển
Trong phần mềm quản lý giao nhận hàng hóa tính năng này thì có rất nhiều hình thức để quản lý cước vận chuyển tùy thuộc vào khối lượng và quy cách đóng gói hàng hóa, đặc thù ngành hàng, phương thức giao/ nhận hàng, hệ số trái tuyến,….
Hơn nữa, cước vận chuyển còn phụ thuộc vào cách tính thời gian, khoảng cách của google API dựa vào địa chỉ giao/ nhận hàng đã khai báo trên vận đơn.
Quản lý xe trong phần mềm quản lý giao nhận
- Có app mobile riêng cho tài xế. Được liên kết với định vị GPS cho các nhà cung cấp
- Quản lý chi tiết thông tin từng loại xe, tình trạng xe và lịch trình di chuyển
- Quản lý thông tin giấy tờ, đăng kiểm, cảnh báo hết hạn giấy tờ
- Quản lý lịch trình bảo dưỡng, sửa chữa và thay thế
- Quản lý định mức tiêu hao nhiên liệu
- Quản lý khấu hao và phân bổ phụ tùng
Quản lý tài xế
- Quản lý hồ sơ nhân sự
- Quản lý chấm công theo ngày/ tháng
- Tính lương cố định/ theo chuyến hoặc lương khoán
- Tính công nợ của tài xế bao gồm thu/chi hộ/ khác.
Quản lý kế hoạch vận chuyển trong giao nhận
- Lên kế hoạch và phân bố theo từng loại xe, tải trọng, tài xế và trạng thái xe
- Quản lý vận chuyển dựa theo khối lượng hàng hóa và đơn hàng
- Tiến hành lập lệnh điều xe hàng loạt
Quản lý sửa chữa, bảo dưỡng, thay thế
- Theo dõi và thông báo thời gian bảo trì, bảo dưỡng và sửa chữa
- Tạo phiếu đề xuất sửa chữa khi cần
Quản lý điểm tích lũy, chương trình khuyến mãi
Trong phần mềm quản lý giao nhận hàng hóa tính năng quản lý này mang đến cho bạn có khả năng quản lý chương trình giảm giá, khuyến mại được thông báo ở mục tin tức.
Ngoài ra, chương trình cũng sẽ tự tính phí khuyến mại dựa vào tỷ lệ cũng như số tiền trên đơn hàng.
Với điểm tích lũy tại điểm thu gom và giao hàng thì sẽ được hiển thị ở mục quản lý người dùng.
Quản lý hàng hóa
Phần mềm quản lý giao nhận có những tính năng phù hợp sử dụng cho những đơn vị kết hợp giữa kinh doanh thương mại kiêm luôn vận chuyển hàng hóa, trong đó có thông tin mã hàng, tên hàng, nhóm hàng, đơn vị tính,… quản lý hàng tồn, hàng xuất nhập kho.
Quản lý công nợ trong phần mềm quản lý giao nhận
- Tổng hợp công nợ trả ( xăng dầu, dịch vụ, vật tư,..)
- Công nợ thu ( tiền hàng, tiền vận chuyển,..)
- Công nợ thu tại điểm thu gom ( tiền hàng, tiền vận chuyển, cod, bảo hiểm hàng hóa,..)
- Công nợ trả xe ngoài
- Công nợ thu/chi hộ ( nhà cung cấp, nhân viên và khách hàng)
Liên kết phân hệ kế toán
- Tự hạch toán chứng từ theo quyết định/ thông tư mới nhất của bộ tài chính
- Phát hành hóa đơn dựa vào bảng kê vận chuyển khách hàng
- Thanh toán các khoản phải trả, ghi nhận hóa đơn đầu vào
- Tự động cập nhật số dư phải thu/ phải trả
- Bút toán cho nghiệp vụ thu/chi hộ
- Bút toán bù trừ công nợ khách hàng
- Bút toán chi phí quản lý, chi phí bán hàng và nghiệp vụ khác
- Bút toán kế toán tổng hợp
- Tiến hành tổng hợp hóa đơn GTGT đầu vào, đầu ra báo cáo thuế GTGT theo định kỳ hàng tháng/ quý
- Lập số liệu sổ sách theo tiêu chuẩn của kế toán nội bộ, kế toán thuê tự động
- Tiến hành báo cáo tài chính.
Quý khách có nhu cầu tìm hiểu hoặc tư vấn về phần mềm . Hãy liên hệ với chúng tôi !
CÔNG TY TNHH PT CN DL TOÀN CẦU
Trụ sở: 59/31T Tổ 7, khu phố 9, Tân Chánh Hiệp 17, phường Tân Chánh Hiệp, Quận 12, TP Hồ Chí Minh
VPGD: Tầng 1, Tòa nhà Gia Thy, 158 Đào Duy Anh, Phường 09, Quận Phú Nhuận, TP Hồ Chí Minh
Điện thoại: 0934 383 646
Email: info@gihugroup.com
Website : https://gihugroup.com
